Persondatapolitik

Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelsespolitikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at Bundgaard Byg beskytter alle personoplysninger i overensstemmelse med betingelserne i persondataforordningen. Politikken oplyser også om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

1. Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger

Bundgaard Byg behandler personoplysninger om:

• Medarbejdere
• Kunder
• Leverandører

Vi har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at Bundgaard Byg kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandørkontrakter samt kommunikere entydigt med kunder og leverandører.

2. Behandlingens formål og lovlighed

Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:

• Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
• Stamdata for kunder samt markedsføring, ordrer og salg
• Stamdata for leverandører og køb

Vi benytter kun personoplysningerne til de nævnte formål, og vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige til opfyldelse af formålet.

3. Opbevaring og sletning

Bundgaard Byg har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

• Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
• Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
• Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet med behandlingen.
• Personoplysninger for medarbejdere slettes fem hele regnskabsår efter endt ansættelse, dog opbevares kontrakt i 10 år af hensyn til personalehistorikken, og personoplysninger om ansøgere slettes efter seks måneder.

4. Datasikkerhed

Bundgaard Byg har gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

• Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
• Alle computere har adgangskode.
• Computere har installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
• Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
• USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger skal opbevares i aflåst skuffe eller skab.
• Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
• Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering eller ved direkte og sikker aflevering på forbrændingen.
• Personfølsomme oplysninger sendes ikke per e-mail.
• Alle medarbejdere instrueres i behandling og beskyttelse af personoplysninger.

5. Videregivelse

Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder, SKAT og pensionsselskaber.

6. Databehandlere

Bundgaard Byg benytter udelukkende databehandlere, som kan garantere, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav.

7. Rettigheder

Bundgaard Byg varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning, og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger. Rettighederne kan endvidere læses på BB’s hjemmeside. Registrerede har ret til at klage til Datatilsynet.

8. Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder Bundgaard Byg hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Virksomhedens direktion er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan Bundgaard Byg har afhjulpet eller vil afhjælpe

bruddet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Bundgaard Byg behandler personoplysninger, vil vi underrette disse. Bundgaard Byg dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden.

Persondatapolitik og cookies

1. Indsamling af personlige oplysninger

Du vil altid blive informeret forud for indsamling af personlige oplysninger om dig. De personlige oplysninger, vi indsamler, kan for eksempel omfatte dit navn, din e-mailadresse, din privatadresse og lignende identifikationsoplysninger. Altså ikke personfølsomme oplysninger som Cpr.nr.

2. Anvendelse af personoplysninger

Personoplysninger indsamles og anvendes i forbindelse med:

• Administration af dit byggeprojekt herunder referenceliste
• Deltagelse i konkurrencer eller andre events

Vi gør opmærksom på, at ovennævnte brug kun finder sted, såfremt registrerede forinden har afgivet dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven giver mulighed for, at vi kan kontakte dig uden forudgående samtykke.

Dine oplysninger bliver slettet, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af ovennævnte formål.

3. Cookies (Læs mere her)

Du skal være opmærksom på, at hvis du linker videre fra Bundgaard Bygs hjemmesider til en 3. parts hjemmeside, kan der sættes nye cookies, som Bundgaard Byg ikke har indflydelse på. Her skal du selv sørge for at sætte dig ind i hjemmesidens cookie politik.

4. Sikkerhed

Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger til sikring af, at vores interne procedurer lever op til vores høje sikkerhedspolitiske standarder. Vi bestræber os således bedst muligt på at beskytte kvaliteten og integriteten af dine personlige oplysninger.

5. Adgang til dine personlige oplysninger mv.

Du er til enhver tid berettiget til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod indsamlingen og mod den videre behandling af dine personlige oplysninger, ligesom du har ret til at få berigtiget eller slettet dine personlige oplysninger.

6. Links til andre hjemmesider mv.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede sites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers hjemmesider eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personlige oplysninger. Når du besøger andre hjemmesider, opfordres du til at læse indehavernes politik med hensyn til beskyttelse af personlige oplysninger samt andre

relevante politikker.

7. Ændring af oplysninger mv.

Hvis du ønsker, at vi opdaterer, ændrer eller sletter personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, ønsker at få adgang til de personoplysninger, der behandles om dig, eller ikke ønsker at modtage flere meddelelser fra os, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående retningslinjer, kan du rette henvendelse til os på info@bundgaardbyg.dk. Du kan også skrive til os på følgende adresse:

Bundgaard Byg A/S

Danmarksvej 30 K, 3

DK-8660 Skanderborg

Den gældende privatlivspolitik kan til enhver tid findes på vores hjemmeside. Eventuelle ændringer, justeringer, revideringer m.v. vil være gældende fra tidspunktet for offentliggørelse på hjemmeside. Det angår også de tidligere registrerede persondata.

4. april 2023